Как да намалите оперативните разходи на хотела

Ефективното управление на оперативните разходи на хотела изисква баланс на много нива, като постоянно се търси начин за намаляване на разходите, без да се жертва печалбата.

Освен това вероятно се питате как да намалите разходите, без да се отрази на удовлетвореността и преживяването на гостите. 

Именно затова подготвихме списък със 7 практични идеи как да намалите оперативните разходи на хотела без да компрометирате преживяването на гостите.

Да започваме!

Какво представляват оперативните разходи на хотела?

Оперативните разходи на хотела обхващат различни аспекти от управлението на хотела, включително:

• Персонал, 
• Комунални услуги, 
• Поддръжка, 
• Хигиенно обслужване, 
• Обслужване на гости, 
• Маркетинг и 
• Административни разходи.

Тези разходи са от съществено значение за поддръжката на имота, предоставянето на клиентско обслужване и генерирането на приходи.

Какви видове оперативни разходи съществуват в хотела?

Съществуват 2 основни вида оперативни разходи в хотела: постоянни и променливи.

Постоянните разходи се отнасят до разходи, които не се променят в зависимост от колебанията в продажбите, нивото на заетости други подобни фактори.

Тези разходи включват:

• Наем или ипотека
• Заплати и осигуровки
• Застраховка и данъци на имота
• Амортизация
• Комунални услуги
• Редовна поддръжка на стационарно оборудване, системи и инфраструктура, като асансьори, климатични инсталации и противопожарно оборудване. 

От друга страна, променливи разходи се променят в зависимост от нивото на натовареност и нарастват или намаляват според заетостта.

Някои от променливите разходи включват:

• Храна и напитки
• Консумативи за камериерски услуги
• Разходи за труд на почасов и непълен работен ден
• Промоционални разходи, реклама и маркетингови кампании.

За да управлявате оперативните разходи на хотела, трябва да вземете предвид и двата вида разходи, за да оптимизирате стратегиите си за контрол на разходите.

Как да намалим оперативните разходи на хотела по 7 ефективни начина?

1. Изберете надежден софтуер за управление на хотел (HMS)

Софтуерът за управление на хотели оптимизира и рационализира различни аспекти от дейността на хотела, включително:

• Резервации, 
• Обслужване на гости, 
• Управление на рецепцията, 
• Хигиенно обслужване, 
• Фактуриране и 
• Отчетност.

Затова HMS е безценен инструмент когато става въпрос за автоматизиране на рутинните задачи като резервации, настаняване и напускане на гости.

Освен това, функциите на софтуера за проследяване на инвентара позволяват по-добър контрол върху консумативите, удобствата и оборудването. 

Това води до минимизиране на загубите, предотвратяване на изчерпването на запасите и осигуряване на рентабилно управление на инвентара.

Ако използвате пълноценно ефективността, автоматизацията и аналитичните възможности на HMS, можете да оптимизирате процесите и в крайна сметка да намалите разходите.

? Полезен съвет:

OTA SYNC е цялостно решение за управление на хотели който оптимизира ежедневните операции в хотела, без да се компрометира удовлетвореността на гостите.

Благодарение на нашите функции и инструменти можете да:

? Получите достъп до централизирана резервационна система за проследяване на наличността на стаи, цени, предпочитания на гостите и специални заявки. 

? Оптимизирате процесите по настаняване и напускане и управлявате профилите и предпочитанията на гостите лесно и без грешки.

? Предоставите удобен за потребителя интерфейс на персонала на рецепцията за достъп до информация за гостите, статус на стаите и данни за плащания.

? Координирате графиците на камериерките, проследявате статуса на почистване на стаите, задачите по поддръжка и др.

? Генерирате и обработвате фактури на гостите, записвате плащания, управлявате сметки на гости и обработвате запитвания за фактуриране благодарение на интегрираните функции за фактуриране.

? Автоматизирате финансово отчитане, проследяване на приходните потоци, анализ на показателите за ефективност и генериране на персонализирани отчети.

По този начин напредналите решения на OTA SYNC помагат на вашия хотел да работи по-ефективно, защото ще можете да вземате информирани решения и да изграждате стратегии за оптимизиране на разходите.

2. Обучавайте персонала в множество умения 

Разходите за труд представляват половината от оперативните разходи. 

Важно е да предвидите броя служители, необходими за конкретна задача, тъй като недостатъчният брой служители може да доведе до по-голямо недоволство както сред гостите, така и сред служителите.

Ако обаче обучите персонала си в множество умения, няма да се налага да наемате допълнителни служители в случай, че колега се разболее.

Освен това вашият персонал ще може да усвои нови умения, което е от полза за самите служители. Обикновено е добра идея да комбинирате роли и функции, които са донякъде сходни и при които преходът не е твърде рязък.

Внимавайте обаче да не претоварите персонала си, тъй като това би го направило по-малко ефективен.

Например, ако използвате решението OTA SYNC, преходът за вашия персонал ще бъде плавен и лесен, тъй като те могат да достъпват всички функции в едно единствено табло.

Така ще бъде доста лесно да ги обучите за множество роли, защото всичко е автоматизирано и изисква минимални или никакви усилия за внедряване.

3. Преразгледайте маркетинговата си стратегия

Маркетингът е ключов инструмент за промотиране на вашия хотел, но ако не направите правилно проучване на пазара, вие рискувате да пропилеете пари.

Добре е периодично да преглеждате текущата си маркетингова стратегия и да следите кои маркетингови канали носят приходи и кои не.

Анализирайте целевия си пазар, конкурентите и представянето си, и измерете възвръщаемостта на инвестицията (ROI).

Това ще ви даде ценна информация за потенциалните слабости и заплахи, но и за вашите силни страни и възможности.

Само с подход, базиран на данни, можете ефективно и разумно да промените и адаптирате маркетинговата си стратегия.

Освен това, събирането и анализирането на данни за гостите от множество източници ще ви позволи да създавате персонализирани кампании и да достигате точно до целевата си аудитория.

4 таргетирани маркетингови кампании, които трябва да опитате

• Персонализирани награди като отстъпки, безплатни ъпгрейди на стаи, специални пакети и др.
• По-добре персонализирани имейл маркетинг кампании защото ще знаете точно какво „задейства“ вашите гостите да резервират, въз основа на историята на резервациите, предпочитанията и интересите им.
• Изпращайте автоматизирани анкети след престоя, за да проверите настроенията на гостите си и да откриете области за подобрение и по-висока удовлетвореност.
•  Предлагайте персонализирани възможности за ъпселинг и кръстосани продажби и позволете на гостите да закупуват допълнителни услуги, подбрани пакети, ограничени във времето оферти и др.

? Полезен съвет:

Знаете ли, че с OTA SYNC можете да предлагате допълнителни услуги чрез ъпселинг и кръстосани продажби, както и да правите специални промоции, отстъпки, промо кодове и други?

Например можете да използвате промоционални и отстъпкови кодове за да благодарите на гостите си или да привлечете нови с изгодни оферти.

Освен това нашият софтуер се интегрира с различни CRM системи, което позволява още по-персонализирани оферти благодарение на събирането и съхранението на данни за гостите от всички канали за дистрибуция.

4. Правете превантивна поддръжка

Превантивната поддръжка означава, че трябва да се грижите за оборудването, системите и другите съоръжения в хотела си преди да се повредят.

Ремонтите обикновено струват повече от редовната поддръжка и това може да се отрази на изживяването и удовлетвореността на гостите ви.

Макар че може да не е първото, за което се сещате, редовното почистване също е неразделна част от поддръжката на обекта и намаляването на износването на съоръженията.

? Полезен съвет:

Нашите Решението за управление на домакинството осигурява централизирана платформа за:

? Ефективно разпределение на задачите, 

? Актуализации в реално време за статуса на стаите и 

? Безпроблемна комуникация между персонала по домакинство. 

Включва функции като автоматизирани графици за почистване, проследяване на инвентара и известия за поддръжка, за да се гарантира навременна подготовка на стаите.

5. Бъдете устойчиви

Преминаването към устойчиви практики в крайна сметка води преди всичко до намаляване на разходите за енергия и електричество.

В зависимост от текущия бюджет и предпочитанията на хотела ви, можете да започнете с нещо съвсем малко, например:

• Гостите да използват повторно едни и същи кърпи по време на престоя си, вместо да ги сменят ежедневно.
• Енергоспестяващи крушки, които са и по-издръжливи.

Или можете да преминете към по-големи инвестиции и да инсталирате сензори за заетост които автоматично изключват осветлението, когато гостите напуснат стаите си.

Освен това можете да разчитате на слънчева енергия и да инсталирате слънчеви панели, за да отоплявате басейните например.

6. Монетизирайте слабо използваните пространства

С малко креативност и вдъхновение можете да превърнете слабо използваните пространства в хотела си в машини за приходи.

Когато не се използват, тези пространства само струват пари и изискват допълнителна поддръжка.

Това обаче може да се промени.

6 актуални идеи за трансформиране на слабо използваните пространства

• Превърнете слабо използваните пространства в универсални зали за събития за провеждане на срещи, конференции, семинари, сватби, частни партита и други събития.

• Преобразувайте тези пространства в коуъркинг пространства или бизнес центрове, оборудвани с работни места, високоскоростен интернет, възможности за принтиране и заседателни зали.

• Организирайте временни pop-up магазини или щандове за представяне на местни занаятчийски продукти, сувенири, мърчандайз или тематични колекции.
• Пренасочете неизползваните пространства в зони за уелнес и фитнес, като студия за йога, стаи за медитация, фитнес центрове или спа съоръжения.
• Използвайте външните пространства, градините, вътрешните дворове или пространствата на покрива за коктейл барове, социални събития, музикални изпълнения, гледки към залеза или уникални кулинарни изживявания.
• Демонстрирайте художествени изложби, културни експозиции, фотографски галерии или сменящи се арт инсталации, за да ангажирате гостите, да подкрепите местни творци и да подобрите атмосферата в хотела.

Иновативният подход може да разнообрази източниците на приходи, да подобри изживяването на гостите, да привлече нова клиентела и да отличи хотела ви на конкурентния хотелиерски пазар.

? Полезен съвет:

? Функцията на OTA SYNC за Премиум управление на банкети и събития функцията ви позволява да генерирате допълнителни приходи, като отдавате под наем пространствата на своя обект.

Тя улеснява ефективната координация на задачи като резервиране на зали, планиране на графици, организиране на кетъринг и управление на гости. 

Софтуерът включва функции за проследяване на детайлите по събитията, управление на резервациите и издаване на фактури, което повишава организационната ефективност.

? Друга Premium функция, Управление на СПА и уелнес, подобрява работата на спа центрове, уелнес зони и фитнес съоръжения.

То ви позволява да следите резервациите за спа секцията на обекта си и да разполагате с различни изгледи, било то по вид спа дейност или по отговорник. 

7. Контролирайте храните и напитките

Секторът на храните и напитките е една от областите, в които можете значително да намалите оперативните си разходи. 

Хотелиерската индустрия произвежда 79 000 тона хранителни отпадъци годишно, което води до бюджет за кухненски отпадъци до 20%.

С това предвид, какви са някои от начините за намаляване на разходите?

✨ Следете колко храна и напитки консумират средно вашите гости и обмислете намаляване на порциите, ако гостите оставят чиниите си по-пълни, отколкото празни.

✨ Създавайте менюта, в които можете да използвате едни и същи съставки.

✨ Съхранявайте съставките правилно за да не се разхищават.

Обобщение

С малко повече внимателно планиране и анализ, намаляването на оперативните разходи на хотела не би трябвало да е трудна задача.

Въпреки това, управлението на всички тези аспекти поотделно може да бъде изтощително, отнемащо време и податливо на грешки. 

В резултат на това могат да пострадат не само финансите ви, но и преживяването на гостите. 

За щастие, софтуер за управление на хотел е чудесно решение, което ви помага да управлявате и автоматизирате всички операции от едно място.

Така че, защо не започнете с OTA SYNC?

OTA SYNC е комплексен софтуер за управление на хотели който ви помага да:

? Оптимизирате и автоматизирате ежедневните операции на хотела си

? Поддържате профили на гостите, техните предпочитания, история на престоите и обратна връзка, за да персонализирате изживяването на гостите и адаптирате услугите към индивидуалните нужди.

? Внедрите програми за лоялност на гостите, проследявате обратната връзка от гостите, автоматизирате комуникацията с гоститеи укрепите взаимоотношенията с клиентите за повторни резервации и по-добро задържане на гости.

? Автоматизирате проследяване на инвентара, предотвратяване на изчерпване на запасите и контрол на разходите, свързани с консумативи и активи.

? Незабавно обработвате плащания в множество валути чрез нашия интегриран платежен портал

? Получавате пълен преглед на финансовото състояние на хотела си и ключовите показатели за ефективност чрез задълбочени отчети за приходи, финанси и вътрешнохотелски дейности.

Подкрепен от системата за онлайн резервации и Канален мениджър, която увеличава видимостта ви и обхвата ви в OTA канали и уебсайта ви, OTA SYNC е мощен инструмент, който покрива всички аспекти на бизнеса ви преди, по време на и след престоя на гостите.

Готови ли сте да изпробвате OTA SYNC?

Изпробвайте OTA SYNC безплатно и ефективно да управлявате хотелските операции, докато предлагате изключително обслужване на гостите си.

Продължете да се учите:

Система за управление на хотелски канали – Пълно ръководство

Най-добрите идеи за дигитална трансформация на вашия хотел

10 начина да подобрите хотелския си бизнес в тези трудни времена