Какво представлява системата за управление на имоти в хотел – пълното ръководство

Ако сте част от хотелиерската индустрия, вероятно сте чували термина „система за управление на имоти“ (PMS). 

Както обаче често се случва с технологичните иновации, хората се колебаят да ги използват от страх или недостатъчно доверие. 

За съжаление, точно така можете да пропуснете чудесни решения като PMS. 

Система за управление на хотела в хотел е задължителна, ако искате да останете крачка напред от конкуренцията.

Но какво точно представлява PMS и как може да донесе още повече ползи за вашия бизнес?

Продължете да четете, за да разберете всичко за системата за управление на хотелски имоти и защо тя е незаменим инструмент за успешното управление на хотел.

Да започваме!

Какво представлява системата за управление на имоти (PMS) в хотел?

Системата за управление на имоти (PMS) е софтуерно приложение, което помага на хотелите да управляват ежедневните си операции, като резервации, настаняване, напускане, фактуриране и поддръжка на стаите.

По същество това е инструмент, който оптимизира операциите на хотела и помага да се подобри изживяване за гостите.

Можете да го разглеждате като дигиталния еквивалент на рецепцията на хотела, който позволява на персонала да управлява всички аспекти от престоя на гостите от едно централно място.

Кои са ключовите функции на системата за управление на имоти в хотел?

Типичната PMS система има няколко модула, всеки от които управлява конкретни хотелски операции.

1. Управление на резервации

Позволява на персонала на хотела да управлява резервациите, от създаване на резервации до тяхната промяна или отказ.

Така това ви помага да управлявате наличността на стаите и осигурява точна информация за резервациите.

Освен това, не само че данните ви са централизирани, но системата позволява на гостите ви да правят резервации онлайн, чрез онлайн туристически агенции (OTA) или директно на вашия уебсайт.

2. Управление на рецепцията

Модулът за рецепция управлява всичко свързано с процеса на настаняване и напускане на гостите, включително разпределение на стаите, плащания и обработка на депозити. 

Той също така обработва запитвания на гостите относно хотелските услуги, удобствата и близките атракции.

3. Управление на канали

Каналният мениджър разпределя хотелския инвентар в различни онлайн канали така че да можете да разширите обхвата си и получите повече резервации.

По този начин можете да се свързвате с различни канали за резервации и OTA, Global Distribution System (GDS), метапретърсвания и др.

4. Управление на приходите

Управлението на приходите представлява набор от инструменти, които максимизирате приходите чрез оптимизиране на цените и наличността на вашите продукти или услуги.

Например можете да задавате динамично ценообразуване които коригират цените и офертите в зависимост от търсенето, сезонността, цените на конкурентите и тенденциите в резервациите.

В модула за управление на приходите можете също да:

• Наблюдавате и управлявате наличността на стаите по отношение на типовете стаи, ограниченията и периодите без резервации.
• Използвате предишни данни, пазарни тенденции и предиктивен анализ, за да прогнозирате търсенето за различни периоди.
• Анализирате моделите на резервации и поведението на клиентите, за да предвидите бъдещи промени в търсенето.
• Приспособявате ценовите стратегии към конкретни клиентски сегменти.
• Откриете възможности за предлагайте допълнителни услуги или категории стаи. 
• Сравнете представянето на хотела си с средните показатели за индустрията.
• Следете ценовите стратегии на конкурентите.
• Наблюдавате и проследявате КПИ, като средна дневна цена (ADR), Приход на разполагаема стая (RevPAR)и заетост.

5. Опит на госта

Управлява и съхранява база данни с информация за гостите, техните предпочитания и история която можете да използвате за персонализирано обслужване и целенасочен маркетинг.

Например можете да създадете програми за лоялност или специални оферти за редовни клиенти.

Освен това можете също автоматизирате преди и след престоя имейли, благодарствени съобщения и др.

6. Управление на хигиенизацията

Обхваща задачите по хигиенизация, включително почистване на стаите, поддръжка и управление на инвентара.

Някои от ключовите функции които включва управлението на хигиенизацията, са:

• Актуализиране на статуса на стаите в реално време почистена, замърсена, инспектирана.
• Автоматично възлагане на задачи въз основа на статуса на стаята, приоритета и други критерии.
• Управление на инвентара, като проследяване на бельото, зареждане на стокови наличности и др.
• Изгубени и намерени вещи проследяване и връщане.

7. Управление на плащанията

Този модул управлява финансите на хотела, като например фактуриране, събиране на плащания и обработка на плащания, и записва финансовите транзакции, така че да виждате финансовите резултати на хотела.

Освен това, когато интегрирате системата за управление на хотел (PMS) с платежната си система, ще можете да автоматизирате процесите по плащане и да предложите разнообразни опции за плащане на вашите клиенти.

Например, те ще могат да плащат с кредитни карти, виртуални карти, Google Pay и др.

8. Отчитане

Възможността да следите резултатите на хотела си във всички канали и сектори е задължителна, за да видите кое работи и кое не.

В резултат на това ще можете да вземате решения, базирани на данни.

Именно тук функцията за отчитане и анализи се оказва изключително полезна, тъй като предоставя разнообразни справки:

? Справки за заетост – Представа за процента заети стаи за определен период.

? Справки за приходи – Общи приходи, генерирани от вашия хотел.

? Финансови отчети – Разходи, свързани с дейности, поддръжка и други категории.

? Анализ на ефективността по канали – Оценка на ефективността на различни платформи за онлайн резервации и OTA.

? Справки за удовлетвореността на гостите – Обратна връзка и отзиви от гостите, за да можете да откриете области за подобрение.

9. Сигурност и съответствие

Когато работите с чувствителна информация , включваща данни за гостите и информация за кредитни карти или плащания, от изключително значение е да накарате госта си да се чувства сигурен че нищо лошо няма да се случи.

Затова, висококачествената система за управление на хотел (PMS) включва криптиране на данни, контрол на достъпа, защита на данните на гостите, резервни копия на данните, сигурни API интерфейси и интеграции, съответствие с местните регулации и др.

? 6 допълнителни функции, които трябва да има всяка топ PMS система

Освен основните функционалности, водещите PMS решения предлагат и функции, които допълнително улесняват оперативните процеси и повишават удовлетвореността на гостите.

1. Работа в облака

Въпреки че повечето съвременни системи за управление на хотели работят в облака, си струва да проверите тази информация допълнително.

И така, защо облачната PMS система е по-добър избор от локалната?

✨ По- икономически изгодно икономична е, защото експлоатационните разходи са по-ниски.

✨ риск Рискът от загуба на данни е по-нисък.

✨ Тя е много по-гъвкава.

Искате да навлезете по-дълбоко в темата? Няма проблем, разгледайте нашия блог, Защо да изберете облачна PMS система пред локална PMS? и открийте още интересни подробности.

2. Наличие на мобилно приложение

Наличието на мобилно приложение позволява по-бърз достъп до информация. 

Освен това, то позволява и бързи актуализации и промени в движение, да не забравяме и че осигурява по-добро потребителско изживяване.

3. Предлагане на персонализирани такси и данъци

По-напредналите системи за управление на хотели предлагат възможности за персонализиране и прилагане на специфични такси според предпочитанията на гостите, местните разпоредби и др.

По този начин ще можете да адаптирате ценовата си структура спрямо конкретните нужди на гостите и да спазвате регионалните данъчни изисквания.

4. Осигуряване на отлично клиентско обслужване

Ако някога сте разглеждали Capterra или подобни платформи в търсене на PMS система, вероятно сте забелязали, че едно от най-честите оплаквания се отнася до клиентското обслужване или по-скоро липсата на такова.

Бавното или неефективно клиентско обслужване може да се окаже определящ фактор при избора. Според проучване на Zendex, 73% от клиентите се обръщат към конкурент след няколко негативни взаимодействия.

5. Осигуряване на удобен за потребителя интерфейс

Интуитивната PMS система значително съкращава времето за обучение на персонала и прави прехода към нова система безпроблемен. 

Колкото по-бързо вие и екипът ви усвоите системата, толкова по-скоро можете да започнете да я прилагате.

Освен това, същото важи и за вашите гости в случай че разполагате с мобилно приложение. 

6. Централизирано табло за управление

Веднъж осъзнали колко спасително може да бъде централизираното табло, никога няма да поискате да се върнете към стария начин на работа.

То ви показва поглед в реално време върху всички аспекти на вашите операции, задачи, резервации, статистики и др., всичко на едно място.

Защо трябва да използвате система за управление на хотели?

На какво да обърнете внимание при избора на подходяща PMS система за вашия хотел

Въпреки че PMS решенията предлагат множество предимства, те също така имат потенциални недостатъци.

Затова, преди да изберете PMS система, се уверете, че тя:

✨ Предлага функции, които са полезни за вас.

✨ Разполага с надеждни мерки за сигурност.

✨ Предлага бързо обслужване на клиенти.

✨ Предлага интеграции които са важни за вас.

✨ Осигурява лесно и бързо въвеждане в експлоатация.

✨ Предлага достатъчно възможности за персонализиране.

✨ Предлага плавно прехвърляне на данни.

✨ Съответства на вашия бюджет.

Обобщение

Интегрирането на надеждна PMS система в хотелския ви бизнес се превръща в необходимост ако търсите:

• по-голяма ефективност, 
• по-висока печалба, 
• вземане на решения на база данни и 
• безпроблемна комуникация с гостите. 

Въпреки това, много от PMS решенията на пазара покриват само една или две функционалности и не предлагат пълния пакет от възможности.

Затова, ако търсите PMS система, която обединява всички необходими функции на едно място, имаме решение за вас – OTA SYNC.

Защо OTA SYNC трябва да бъде вашата система за управление на хотел?

OTA SYNC е универсален облачен софтуер за управление на имоти който улеснява и автоматизира управлението на хотели и частни настанявания. 

Основната ни цел е да максимизирате ползите технологични решения могат да донесат на хотелиерския бранш.

И така, какво можем да предложим?

✅ Безпроблемно въвеждане в системата без нужда от помощта на акаунт мениджър.

✅ табло за множество имоти който ви позволява да управлявате множество обекти от централизирано табло и да избегнете овърбукинг.

✅ Гъвкави настройки за данъци и общи параметри специфични за конкретния пазар.

✅ защита с двуфакторна автентикация на Microsoft Azure.

✅ Възможности за динамично ценообразуване които ви позволяват да променяте настройките за продажби и цени самостоятелно и в рамките на предварително зададени ограничения.

✅ двупосочна връзка с ОТА платформи, системи за резервации, както и възможност за iCAL връзки и отворено API.

✅ Удобна за потребителя система за резервации която позволява на гостите да резервират стаи директно, да проверяват наличността, да разглеждат цените и др.

✅ Решението за управление на домакинството за ефективно разпределение на задачите, актуализации на статуса на стаите в реално време и безпроблемна комуникация между персонала по поддръжка.

✅ Guest App за да подобрите изживяването на гостите с бързо настаняване, персонализирани препоръки и моментни известия, независимо къде се намират.

✅ OTA SYNC процесор за плащания, напълно интегриран платежен портал, който автоматизира обработката на транзакциите моментално и по сигурен начин.

Готови ли сте да се включите в OTA SYNC?

Регистрирайте се за OTA SYNC още днес и разгърнете пълния потенциал, който нашата PMS система предлага.

Продължете да научавате

5-те най-добри софтуера за управление на хотели, които да опитате през 2024 г.

Кога Е Подходящото Време Да Смените Своята PMS Система?

Как Да Изберете Правилната Система За Управление На Хотела Си