Изборът на правилната система за управление на вашето място за настаняване може да бъде от ключово значение за успеха на бизнеса. С толкова много възможности на пазара, изборът може да се окаже доста объркващ.
В тази публикация ще ви помогнем да вземете информирано решение при избора на правилната система.
Настанете се удобно и се пригответе да прочетете сравнението между облачния PMS и локалната система.
Да се захващаме direct с темата.
1. Какво представлява софтуерът за управление на хотели?
За да сме на еднаква вълна, нека първо дефинираме PMS понятието.
PMS софтуера промени хотелиерската индустрия, заменяйки остарелия, обременен с хартия начин на управление на местата за настаняване. Функции като система за резервации или channel manager предотвратяват човешки грешки като свръхбронирането.
Тя не помага само в операциите на рецепцията, като резервации или настаняване и напускане на гостите. Постоянно се развива и помага на хотелиерите да управляват всички аспекти на своя обект.
Софтуерът за управление на хотели също така автоматизира повечето ръчни задачи и помага на служителите да се съсредоточат върху създаването на незабравимо персонализирани изживяване за гостите.
2. Видове PMS системи
Двата основни вида софтуер за управление на хотели, с които можете да се сблъскате, са:
✅ Локална система за управление на хотел
Тази система се отличава по начина, по който съхранява данни. Необходим е локален сървър , за да функционира този тип софтуер.
Поддръжката му остава задължение на хотела. Собствен ИТ екип е необходим, за да се поддържа функционалността.
✅Облачна PMS система
Този тип софтуер не изисква локален сървър и е свързан с интернет. Достъпен е от повечето устройства в обекта и има по-ниски разходи за поддръжка.
3. 7 основни разлики, които трябва да имате предвид
1. Инсталация
Инсталация на облачна система
Този тип софтуер за управление се инсталира чрез интернет и може да се използва от всяко устройство след създаване на профил. Данните се съхраняват от доставчика, тоест извън хотела.
Поддръжката и сигурността са отговорност на доставчика на PMS системата.
Имайте предвид, че стабилна интернет връзка е необходима, за да функционира правилно този тип система.
Инсталация на локална система
За съжаление, процесът на инсталиране на този тип система е малко по- сложен.
Първо, тя трябва да бъде инсталирана ръчно на всяко устройство, на което ще се използва. Данните се съхраняват на сървър, който е разположен някъде на място в хотела. Не забравяйте и за други резервни сървъри.
Защитата и съхранението на данните стават изцяло отговорност на хотела.
2. Технически изисквания и поддръжка
Изисквания за облачно базирано решение
Тук всичко е без излишни грижи. Забравете за сървъри или резервни копия, всичко се хоства от доставчика.
Единственото, от което хотелът се нуждае, е добър интернет достъп и системата е готова за работа.
Не приемайте това твърде буквално, разбира се. Все пак ще ви трябват едно-две настолни компютъра в офиса. Основното предимство на облачния PMS е, че той не изисква инвестиция в хардуер.
Изисквания за локално решение (on-premise)
Доста неща трябва да бъдат осигурени, за да функционира правилно това PMS решение. Част от необходимия хардуер включва:
- Сървър за данни
- Резервни сървъри
- Хотелският терминал сървър (за достъп от различни локации)
- Съвместима операционна система на всички работни станции
- Специализирани работни станции за външни системи
- Резервни твърди дискове
Леле, това е доста. Освен инвестицията в толкова много хардуер и съхранението му на място, ще ви е необходим и вътрешен ИТ екип.
3. Сигурност на данните
Според последния доклад за проучване от 2024 г., рисковете за киберсигурността са на рекордно високо ниво. Според доклада 14% от атаките се дължат на използването на уязвимости в стъпката за първоначален достъп . Освен това 62% от атаките включват ransomware или изнудване.
Сигурността на данните е изключително важна в хотелиерския бранш, затова имайте предвид този фактор при избора на хотелски софтуер.
Сигурност на облачна PMS
Осигуряването на сигурност за вашите данни е отговорност на доставчика при използване на облачна система. Въпреки това служителите ви все пак не бива да кликат върху линкове, изпратени им от нигерийски принц, който им оставя наследство.
Шегата настрана, при този тип софтуер се прилагат сериозни мерки за сигурност, които правят пробивите на данни почти невъзможни. При много облачни системи всички данни се съхраняват в множество центрове за данни което гарантира, че дори един от тях да се повреди, съществува резервно копие.
Сигурност на локална PMS система
При този тип система сигурността е отговорност на самия обект. Ето някои стъпки, които обектът може да предприеме, за да пази данните си сигурни при използване на тази PMS система:
- Инсталиране на антивирусни програми
- Осигуряване на частни мрежи
- Ограничаване на достъпа до сървърните помещения
- Ръчни резервни копия на данни процеси
- Внедряването на резервни сървъри и генератори
Макар че може да изглежда по-сигурно да съхранявате всички данни на собствен хардуер и да не мислите повече за това, това може да носи сериозен риск. В случай на пожар или наводнение този хардуер може да бъде повреден и да се превърне в истински кошмар за хотела ви.
4. Разход за инвестицията
Когато обсъждаме оперативните разходи, смятаме, че е важно да вземете предвид времето колкото и парите. Спестяването на време за ръководството и служителите на рецепцията може да бъде също толкова важно колкото и спестяването на разходи.
Разходи за облачна система
Облачните PMS системи за хотели обикновено начисляват такса на месечен абонамент и въз основа на броя на стаите. Въпреки че този разход може да нарасне с времето, важно е да се вземат предвид и другите неща, за които парите ви не отиват.
Без хардуер на място, няма разходи за поддръжка и актуализация разходи. Обикновено локалните софтуерни лицензи могат да бъдат скъпи и може да има допълнителни такси, ако искате да добавите още работни станции в бъдеще. Допълнителни разходи за сигурност може също да са нещо, в което да инвестирате, за да поддържате сървърното помещение защитено.
Като вземете предвид и времето като най-ценна валута, облачната PMS система предлага спокойствие. Без безкрайни кабели и постоянна нужда от поддръжка на системата, персоналът на хотела може да се съсредоточи повече върху гостите. Освен това не е нужно да сте технологичен гений, за да разберете как да използвате този софтуер. За всички технически въпроси се грижи доставчикът.
Разходи за локална система
Истината е, че този тип система за управление на хотели не е предназначена за средни или малки хотели. Този тип система се счита за капиталов разход, така че много обекти не могат да си позволят да я въведат изобщо.
Някои от най-големите такси, с които бихте се сблъскали при избора на този тип система за управление на хотел, са:
- Софтуер лиценз
- Годишен поддръжка такси
- Хардуер и ИТ разходи
Този вид софтуер може да изисква повече усилия и времето вложени в поддръжка и обучение за работа със системата.
6. Лекота на интеграция
Може да са ви необходими и други системи, като POS или счетоводен софтуер, за да управлявате обекта си. Тяхното интегриране с вашата система за управление на хотела е от съществено значение за гладкото функциониране на бизнеса ви.
Интеграция на облачна система за управление на имоти
Това обикновено е най-лесното решение. Макар че много от тях идват вече интегрирани с други партньорски софтуерни решения, интеграцията е доста безпроблемно. Благодарение на отворените API интерфейси и общите уеб стандарти, облачният софтуер лесно се интегрира с външни решения.
Интеграция на локална система за управление на имоти
Макар че локалните хотелски PMS решения позволяват интеграция с друг софтуер, този процес е много сложен. Обикновено би изисквал ръчна техническа работа както и допълнителен хардуер.
💡Прожекторът е насочен към
Когато става въпрос за интеграция, насочваме прожектора към Синхронизация с OTA базиран в облака софтуер за управление на хотели, който е партньор на множество външни софтуерни решения и предлага лесни и бързи интеграции с нови външни решения.
6. Достъпност и мобилност на системата
Достъпност на облачния PMS софтуер
Тъй като тази система е внедрена онлайн, тя може да бъде достъпна чрез сигурен вход на всяко мобилно устройство от всяко място. Единственото изискване е добра WiFi връзка . Облачното решение е безспорен победител по отношение на достъпността, тъй като нито една съвременна локална PMS система не може да се сравни с него.
Достъпност на локалния PMS софтуер
Въпреки че е възможно да се осъществи отдалечен достъп до системата и при този вид решение, това отново не е толкова лесно. Подобен лукс би изисквал допълнителна техническа настройка и би зависило също от натоварването на сървъра. За съжаление, в тази категория той е безспорен губещ.
7. Актуализации и надграждания
Надграждания на облачната система за управление на хотели
Този тип хотелска PMS система предлага актуализации, които обикновено са безплатни и и лесни за инсталиране. Това означава, че софтуерът винаги е актуален. Едно от предимствата е, че това не изисква никакви технически познания от страна на хотелиерите, нито допълнителен хардуер.
Надграждане на локалните системи за управление на имоти
Най-големият недостатък при надграждането на локална PMS система е, че това може да бъде доста скъпо. Актуализациите на софтуера понякога означават и обновяване на хардуера.
4. Обобщение
Изборът на правилното решение за гладкото управление на хотелските операции изисква много фактори да бъдат взети предвид. Въз основа на това сравнение, ясен победител е базираната в облака система за управление на хотели.
Чрез намаляване на разходите и предлагане на по-голяма гъвкавост и достъпност, облачната PMS система за хотели е модерно решение, което се превръща в стандарт в хотелиерската индустрия. Макар и двата варианта да имат своите плюсове и минуси, локалната и облачната PMS се различават съществено по отношение на представянето и поддръжка нуждите.
Спестяването на време също е важен фактор, при който облачните системи печелят, а това е от съществено значение за успешното управление на хотелски бизнес.
5. Как може да помогне OTA Sync
OTA Sync е комплексният облачен софтуерно решение за управление на хотели и апартаменти. Благодарение на облачната технология разходите са драстично намалени, ежедневните задачи се автоматизират, а общите ефективност и приходи на обекта се увеличават.
Синхронизация с OTA софтуер е подходящ за малки и средни хотели, бутикови хотели, хостели, семейни хотели и апартаменти. Компанията разполага с над 2000 доволни потребители в 17 държави по света.
Съществуват четири цялостни решения за управление на хотели и апартаменти:
- Система за управление на хотела и мобилно приложение
- Система за резервации
- Канален мениджър
- Приложение за изживяването на гостите
За безплатен пробен период, кликнете тук.
Български
English
Deutsch
Français
Hrvatski
Srpski
Crnogorski
Italiano
Español
简体中文
Magyar
Português
Română
Русский
Shqip
Nederlands
Ελληνικά
العربية